Dossier en documentatie
Hoe losse ervaringen en documenten samen een feitelijk en onderbouwd dossier vormen.
Een dossier is meer dan een verzameling klachten. Het is een geordend geheel waarin per gebeurtenis vastligt wat is afgesproken, wat is geleverd, wat is betaald en hoe partijen op elkaar hebben gereageerd. Hieronder staat hoe wij dat opbouwen.
Stap 1: inventariseren
Wij verzamelen meldingen van klanten, ondernemers, opdrachtgevers, leveranciers en andere betrokkenen. Elke melding wordt afzonderlijk vastgelegd, met de naam van de melder, de periode en een korte beschrijving van de kwestie.
Stap 2: documenteren
Per kwestie brengen wij de onderliggende stukken bij elkaar: overeenkomsten, facturen, betaalbewijzen en correspondentie. Waar dat kan, worden bedragen en datums rechtstreeks aan de stukken ontleend. Zie ook Facturen en betaalbewijzen.
Stap 3: chronologie opbouwen
De stukken worden in tijdsorde geplaatst, zodat zichtbaar wordt wat wanneer is gebeurd en waar het misging. Deze tijdlijn maakt ook zichtbaar welke informatie nog ontbreekt.
Stap 4: verifiëren
Wij vergelijken stukken met elkaar, controleren of bedragen en datums overeenkomen en gaan na of een bewering door meer dan één bron wordt ondersteund. Informatie die niet te controleren is, wordt als zodanig aangemerkt en niet als feit gepresenteerd.
Stap 5: hoor en wederhoor
Voordat informatie uit het dossier wordt gebruikt, krijgt de betrokken persoon of onderneming de gelegenheid om te reageren. Een reactie wordt naast de oorspronkelijke informatie vastgelegd, ook als die reactie niet in het voordeel van de melder is. Zo ontstaat een evenwichtig beeld.
Stap 6: ordenen en bewaren
Het dossier wordt geordend per kwestie en per periode, met een inhoudsopgave en een overzicht van de gebruikte bronnen. Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Meer daarover staat in de privacyverklaring.
Wat wij niet publiceren
Wij plaatsen geen namen, bedragen of beschuldigingen op deze website zonder dat de feiten controleerbaar zijn en zonder dat betrokkenen de kans hebben gehad om te reageren. Zolang informatie niet is geverifieerd, blijft die onderdeel van het interne dossier en niet van de openbare website.
Uw ervaring kan van belang zijn
Hebt u relevante ervaringen of documentatie? Dan horen wij graag van u. Beschrijf kort waar het over gaat en wij nemen contact met u op om te bespreken welke informatie bruikbaar is.
info@MohanlalXL.nl